FASE 5 - Accountancy en andere Verplichtingen van een Limited Company

Op gebied van accountancy dienen er regelmatig officiële documenten of formulieren te worden ondertekend voor de aansturing van de Limited Company (Ltd). Het doel van deze documenten is het officieel vastleggen van informatie of wijzigingen volgens de standaard protocollen, om zo aan de verplichtingen van de His Majesty's Revenue and Customs (HMRC, Engelse belastingdienst)  te voldoen.

De accountant zal wanneer de tijd daar is, documenten voorbereiden en aanbieden in de portal Iris Openspace. De director van de Ltd is als enige namens de Ltd tekenbevoegd. Securin kan en mag documenten dus niet namens de Ltd. ondertekenen. Securin heeft wel toegang tot de portal en wij wijzen onze cliënten erop wanneer er een nieuw document ter ondertekening klaar staat. Vaak is het voor de client een kwestie van inloggen in de portal, naar het onderdeel gaan awaiting approval, het document of formulier controleren en een digitale handtekening plaatsen.

Welke documenten of formulieren kan je als director verwachten?

1.           64-8 formulier. Dit ontvangt de Ltd eenmalig en is voor het opstarten van de accountancy. Met dit formulier wordt akkoord gegeven aan Providence en zal Providence geregistreerd staan als vertegenwoordigende accountancy partij namens de Ltd. bij HMRC. Providence heeft dit formulier al volledig vooraf ingevuld. Er dient enkel een controle gedaan te worden en een handtekening geplaatst.

2.           Confirmation Statement. Dit is een formulier wat elk jaar moet worden ingediend bij de HMRC om de informatie over directeuren en aandeelhouders te bevestigen. Ook als er geen wijzigingen zijn moet dit formulier elk jaar worden ingediend. Het confirmation statement is geen wijzigingsformulier. Als er in de loop van het jaar wijzigingen zijn, geef dit dan door voordat het confirmation statement ter ondertekening wordt klaargezet door Providence. Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in handelsactiviteit, adreswijziging van een director, toe- of aftreden van een director, enz.

3.           Jaarrekening en -stukken. Wanneer het financiële jaar van de Ltd. is afgelopen, krijg je een seintje van de accountant en dient de boekhouding in orde te worden gemaakt. Er is werk te verrichten om de banktransacties in boekhoudprogramma Xero te kruisen en te verantwoorden met de factuuradministratie. Securin verzorgt dit administratieve werk voor diens cliënten. De accountant zal daarna op zijn beurt de yearly reporting en de Corporate Tax Return aangifte voorbereiden. Dit houdt in dat de accountant een rapportage van de jaarcijfers opstelt en enkele documenten klaarzet in Iris Openspace.  Nu is het aan de director om de rapportage te controleren en te ondertekenen. Wanneer blijkt dat de Ltd. winstgevend is geweest in het afgelopen jaar, wordt achteraf een opgave met betaalinstructies gestuurd zodat de Ltd. de winstbelasting kan afdragen aan HMRC.

4.           Maatwerk. Zoals het de Britten betaamt, is voor elk type wijziging weer een ander formulier. In voorkomende bijzondere gevallen, zoals aandeelhouderswissels of ander maatwerk, zal de accountant wijzigingen officieel moeten doorvoeren. Ook hier is het aan de director van de Ltd. om formulieren die klaar staan te controleren en te ondertekenen.

De Jaarrekening en Boekjaar voor Securin Cliënten

Bij deze willen we graag toelichten hoe de jaarrekening in het Verenigd Koninkrijk wordt afgehandeld en ons plan om het boekjaar voor alle Securin-cliënten per ultimo 2025 gelijk te trekken met het kalenderjaar.

In de UK loopt een boekjaar meestal niet gelijk aan het kalenderjaar. Bijvoorbeeld: een boekjaar kan lopen van 3 maart 2023 tot 31 maart 2024. Het eerste boekjaar is doorgaans een jaar plus de resterende dagen van de maand waarin het eindigt. De volgende boekjaren volgen dan een vast patroon, zoals van 1 april 2024 tot 31 maart 2025.

We streven ernaar om het boekjaar van alle Securin-cliënten per ultimo 2025 te laten eindigen op 31 december. Dit betekent dat de laatste maand van het boekjaar voor iedereen december wordt, wat overzicht en efficiëntie biedt bij het opstellen van de jaarrekeningen.

Het aanpassen van een boekjaar kan door deze te verkorten of te verlengen. Dit proces stemmen we uiteraard zorgvuldig met jullie af. Het kan zijn dat dit voor sommigen niet helemaal lukt, omdat het jaar maar met een beperkt aantal maanden verlengd of verkort kan worden.

In de UK heb je na het afronden van een boekjaar maximaal 9 maanden om de jaarrekening administratief in orde te maken en in te dienen. Hoewel dit een ruime termijn lijkt, zijn we afhankelijk van derde partijen zoals de accountant en benodigde documentatie. Het is daarom raadzaam om ruim voor de deadline alle brondocumenten compleet aan te leveren.

Wat wij doen:

• Revolut-banktransacties koppelen aan posten in het boekhoudsysteem Xero, samen met de bijbehorende facturen. Bij ontbrekende facturen vragen wij deze bij je op. Wij streven er naar dit elke 2 weken ge-update te hebben.
• Transacties ordenen op type grootboekrekening, wat de basis vormt voor onder andere de kwartaalrapportages.
• De waarde van assets documenteren wij momenteel niet in Xero. Wel zijn we dit aan het voorbereiden middels het programma Syft, welke nog wat kinderziekten heeft. Op dit moment wordt de waarde jaarlijks door de accountant opgevraagd en opgenomen in de jaarrekening.

Samenvattend streven we naar uniformiteit vanaf 2026, waarbij elk boekjaar eindigt op 31 december. Daarnaast is het belangrijk om alle vereiste documentatie tijdig aan te leveren, zodat de jaarrekening soepel kan worden afgerond.

Heb je vragen over deze aanpassingen of over de werkwijze in het algemeen? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

ICO: Information Commissioner’s Office

De Information Commissioner’s Office (ICO) is de Britse toezichthouder voor gegevensbescherming.

Volgens de wet moeten organisaties die persoonlijke gegevens verwerken, zoals namen en adressen, zich registreren bij de ICO en een jaarlijkse gegevensbeschermingsvergoeding betalen, tenzij ze in aanmerking komen voor een vrijstelling. Dit geldt voor bedrijven die gegevens opslaan op computers of telefoons.

Als verhuurder krijg je hiermee te maken omdat je persoonlijke gegevens van huurders verwerkt of ontvangt, zoals hun namen en adressen, en mogelijk ook gevoelige informatie bijvoorbeeld over een privésituatie.

In principe betekent dit dat je wettelijk verplicht bent om de jaarlijkse gegevensbeschermingsvergoeding van £40 te betalen, tenzij je vrijstelling kunt krijgen.

Voor de meeste cliënten van Securin geldt echter bijna altijd een vrijstelling. Dit komt doordat de tussenpartijen waarmee wij samenwerken, zoals Housing Solutions of andere instanties, de verhuurmakelaar, notaris, ect. verantwoordelijk zijn voor het opslaan en beheren van de persoonlijke gegevens. Hierdoor ben je als verhuurder niet zelf verplicht om de ICO-vergoeding te betalen.

Securin neemt deze verplichting graag voor je uit handen. Wij zorgen ervoor dat de benodigde registratie en vrijstellingsaanvragen bij de ICO worden verwerkt.

Dit garandeert dat je voldoet aan de wetgeving en voorkomt boetes tot £4.000 voor het niet naleven van de gegevensbeschermingsregels.

Copyright © 2024 Securin. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden gereproduceerd, verspreid, of opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar worden gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Securin.

‍